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Guide pour les évaluateurs

Table des matières

Enregistrement des évaluateurs

Bienvenue au sein du service de collecte de données DCS (Data Collection Service). Le présent document guide vos premiers pas d’évaluatrice ou d’évaluateur dans le nouveau système de saisie de données sur les obstacles.

Les membres du personnel fédéral font l’objet d’une vérification entreprise par le système d’enregistrement fédéral et sont connectés automatiquement. Ils ont donc librement accès au DCS.

Connexion avec votre organisation

Lorsque des obstacles d’un aérodrome ou d’une autre organisation doivent être évaluées, l’organisation est invitée par l’OFAC à participer à l’évaluation. C’est la raison pour laquelle vous devez vous connecter avec votre organisation. Ceci est fait sous « Mon Profil » et ensuite « Organisations ».

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L‘organisation concernée peut être trouvée via une recherche ou le défilement des options disponibles.

Une fois cette organisation (déjà créée par votre office) trouvée, il vous suffit de presser le bouton situé sur sa droite pour vous associer à elle. Un lien est désormais établi entre elle et vous. Vous devez maintenant attendre que le manager responsable au sein de votre organisation vous attribue les droits requis.

Si votre office ne figure pas encore dans la liste de sélection, vous voudrez bien informer la personne compétente qu’elle doit demander la création d’un compte d’entreprise dans le DCS. Vous voudrez bien vous reporter au guide sur la gestion des utilisateurs d’une entreprise.

Fonctions

La page d’accueil vous est présentée dès la connexion établie. Cette page comporte les différentes fonctions proposées par le DCS.

La page comporte une section de gestion des obstacles et une section de gestion des utilisateurs.

La section de gestion des utilisateurs permet le traitement des données personnelles, des rôles et des organisations

1. Langues permet de sélectionner la langue

2. Informations personnelles contient des informations personnelles

3. Gestion des utilisateurs permet de modifier des rôles, des organisations et d’autres informations en lien avec la structure hiérarchique, pour autant que vous disposiez des droits requis pour cela.

La section de gestion des obstacles comporte quatre options différentes :

1. Mes demandes Vue d’ensemble de mes propres requêtes relatives à des obstacles (uniquement visibles lorsque le profil personnel est intégralement complété)

2. Créer une demande Enregistrer une nouvelle demande

3. Mes actions Vue d’ensemble de toutes les requêtes concernant des obstacles en attente d’une évaluation de la part de l‘OFAC et/ou d’un traitement complémentaire.

4. Obstacles Vue d’ensemble de tous les obstacles pertinents pour l’assesseur

5. Mes obstacles Vue d’ensemble de mes obstacles

Mes demandes

Cette page comporte les mêmes données que celle des requêtes, mais son contenu est limité puisqu’il se cantonne à ses propres requêtes concernant des obstacles. Une même personne ne peut pas poursuivre le traitement des requêtes qu’elle a créées.

Il n’y a pas d’entrées ici pour les évaluateurs, sauf s’ils ont créé une requête à titre individuel, mais le profil intégralement complété est requis à cet effet.

Requêtes

Cet onglet est invisible pour les évaluateurs, puisqu’ils n’ont accès (consultation et suivi du statut) qu’aux requêtes concernant des obstacles qui leur sont attribuées.

Toutefois, certaines organisations spécifiques disposent ici d’une visibilité totale pour leurs évaluateurs. Cette vue offre différentes possibilités de recherche, de filtrage et de tri des informations afin de pouvoir trouver toutes les requêtes.

Mes actions

Tous les obstacles requérant une action de votre part figurent dans cette liste. Elle s’apparente à une liste d’affaires en instance ou de choses à faire (liste de tâches). Les requêtes répertoriées dans cette liste peuvent se voir associer différents statuts.

Les évaluateurs peuvent voir les requêtes concernant des obstacles qui leur sont attribuées et suivre leur statut. Cette vue offre différentes possibilités de recherche, de filtrage et de tri des informations afin de pouvoir trouver toutes les requêtes.

Pour exécuter une action relative à une requête concernant un obstacle, différentes fonctions supplémentaires peuvent être appelées en pressant le bouton «Action». Cela dépend cependant de l’étape du processus dans laquelle se trouve la requête considérée, car différentes actions sont disponibles pour chacune des étapes.

Des actions telles que l’affichage du journal («View Log») et l’afichage («View») sont toujours disponibles et ne dépendent pas de l’étape du processus. Différentes actions sont en revanche possibles à chaque niveau du processus principal. Les actions dépendent aussi du rôle qu’endosse l’utilisatrice ou l’utilisateur.

La rubrique Meine Anträge / My Requests vise à fournir une vue d’ensemble complète de ses propres requêtes, l’OFAC visualise quant à lui toutes les requêtes, sans exception, mais peut uniquement traiter celles qui se trouvent dans l’étape du processus attribuée à l’office.

Tous les obstacles requérant une action de la part d’une évaluatrice ou d’un évaluateur figurent dans la liste. Elle s’apparente à une liste d’affaires en instance ou de choses à faire (liste de tâches). Les requêtes figurant dans cette liste se voient toujours associer le statut «In Genehmigung / In Approval» (approbation en cours).

Obstacles

Cette carte affiche tous les obstacles pertinents pour les évaluateurs. L’outil de recherche est limité automatiquement à l’aérodrome, si l’utilisateur est un évaluateur d’aérodrome.

Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation de la fonction de recherche dans le guide Outil de recherche.

Mes obstacles

Cette carte est dépourvue de toute fonction pour les évaluateurs, sauf s’ils ont complété leur profil à titre individuel ou s’ils ont déjà saisi des obstacles en qualité de membre d’une organisation.

Processus d’évaluation

Si une entrée figure sous Meine Aktionen / My Actions, l’évaluatrice ou l’évaluateur s’est vu attribuer un obstacle à évaluer par l’OFAC. Le DCS peut répertorier toutes les communications relatives à une requête. Les données et les informations qui doivent être visibles pour toutes les parties prenantes sont enregistrées sous «Mitteilungen» (communications). Les commentaires («Kommentare») sont plus restrictifs, étant réservés aux personnes chargées de la validation, de l’évaluation et à l‘OFAC. Des informations relatives à une requête peuvent être échangées sur la plateforme du DCS.

Un échange d’informations plus complexe peut également avoir lieu via des documents joints. Ils sont visibles pour la personne déposant la requête.

Evaluation

Votre organisation est répertoriée sous «Beurteilungen» (évaluations). Vous voyez immédiatement si vous avez déjà délivré une appréciation dans ce cas ou non. Lorsque vous avez traité une requête, insérez votre évaluation sous «Bemerkungen» (remarques).

Sélectionnez enfin la description correcte pour le cas concerné dans le menu déroulant.

Confirmez la sélection en pressant le bouton Beurteilung (évaluation). Vous avez maintenant achevé votre part du travail d’évaluation, toutes les informations ont été enregistrées dans le système et l’OFAC a été informé qu’une évaluation a été réalisée.

L’OFAC peut faire appel aux organisations de son choix pour les évaluations, dès lors qu’elles sont enregistrées dans le système comme des évaluatrices possibles. La décision en cette matière lui appartient entièrement. L’OFAC a également la possibilité d’approuver une requête, sans attendre que l’évaluation ait eu lieu. Si c’est le cas, la requête considérée disparaît de votre liste «Meine Aktionen / My Actions».

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